Налоговая проверка — это стандартная процедура контроля, с которой может столкнуться любая компания, независимо от масштаба и сферы деятельности. В ходе таких мероприятий инспекторы анализируют отчетность и финансовые операции, и при выявлении нарушений могут последовать штрафы и доначисления. Именно поэтому важно заранее понимать, как подготовиться к проверке и минимизировать возможные риски.
При отборе объектов для проведения выездных налоговых проверок используется 12 критериев. В ходе их анализа определяются зоны риска и оцениваются возможности совершения правонарушений.
Большая вероятность проведения налоговой проверки возникает при таких обстоятельствах:
Внимание! Выездные проверки могут осуществляться в отношении юридических лиц, сотрудничающих с контрагентами, деятельность которых связана с высокими налоговыми рисками.
При наличии факторов, которые могут стать причиной проведения налоговой проверки в ближайшем будущем, рекомендуется своевременно принять подготовительные меры.
В первую очередь необходимо ознакомиться с нормами НК РФ. Особое внимание рекомендуется уделить статьям 21 и 23. Именно здесь перечислены права и обязанности налоговых органов. Информация о порядке проведения проверки поможет обрести уверенность в своих действиях и правильно подготовиться к предстоящим мероприятиям.
Необходимо убедиться в наличии учредительных, регистрационных, устанавливающих и разрешительных документов, а также приказов о назначении на должность директора и главного бухгалтера. Это должны быть оригиналы, а не копии. Учетная политика должна соответствовать требованиям законодательства.
Следует проверить договоры, заключенные с контрагентами. Они могут быть письменными или электронными. Само по себе отсутствие данных соглашений не является нарушением законодательства. Факт поставки товаров, выполнения работ и предоставления услуг подтверждается первичными документами. Эти бумаги должны быть подписаны руководителем собственноручно. При факсимильной подписи расходы и вычеты не могут быть подтверждены надлежащим образом.
Внимание! Деловая переписка, платежные поручения, накладные и акты приравниваются к договорам, если в них указаны параметры поставок, включая наименование товара и его количество, сроки выполнения работ или предоставления услуг и т. д.
Книги покупок и продаж должны соответствовать таким требованиям:
Все расходы, принятые к налоговому учету, должны быть подтверждены документально. Следует проверить трудовые контракты, приказы о назначении сотрудников на должности, в также коллективный договор на предмет срока его действия. С помощью этих документов можно обосновать расходы, связанные с оплатой труда.
Если сотрудники налоговой инспекции потребуют предоставить копии документов, их необходимо правильно заверить. Для этого используется специальный штамп. При его отсутствии можно внести запись с текстом «копия верна». Обязательным условием является наличие подписи руководителя предприятия и печати. Следует указать дату, когда копия была заверена.
Оригинал документа может быть использован сотрудниками налоговой инспекции исключительно в ознакомительных целях. Его изъятие у налогоплательщика без соответствующего постановления недопустимо.
Инвентаризацию следует проводить в отношении не только документов, но и файлов. Лишнюю информацию рекомендуется удалить.
Проверка контрагентов не является обязательной. Тем не менее, рекомендуется убедиться, что организация добросовестно ведет свою деятельность, и сотрудничество с ней не связано с рисками. Важное значение имеет практическое выполнение условий сделки. Следовательно, в первую очередь необходимо проверить ресурсные возможности контрагента.
Внимание! Сбор документов должен быть регулярным. Получить все необходимые бумаги непосредственно перед предстоящей проверкой очень сложно.
Основные нарушения, по мнению налоговых органов, связаны с приобретением товаров или услуг у фирм-однодневок. Для снижения рисков рекомендуется собрать документы, с помощью которых можно подтвердить соблюдение правил осмотрительности.
На сайте ФНС можно ознакомиться с данными ЕГРЮЛ. Важно проверить, имеет ли контрагент задолженность по налогам и сдает ли он своевременно отчетность. Нужно убедиться, что компания является действующей. Следует ознакомиться с историей ее судебных разбирательств, а также проверить компанию на предмет открытых исполнительных производств.
Можно завести на каждого контрагента досье. Рекомендуется запросить копии устава, свидетельств о регистрации и постановке на налоговый учет. Годовой бухгалтерский отчет можно бесплатно получить в Росстате.
Налоговая база или сумма обязательств может быть уменьшена при соблюдении таких условий:
Если в ходе проверки возникнут сомнения в реальности сделки, налогоплательщик может быть лишен права на вычет по НДС. Сотрудники налоговых органов проверяют не только сами документы, но и их соответствие друг другу. Нужно убедиться в отсутствии между ними противоречий и расхождений.
Документы о регистрации не являются неоспоримым доказательством факта реального ведения деятельности контрагентом. Их может оказаться недостаточно для подтверждения осмотрительности налогоплательщика. В качестве доказательств ведения контрагентом деятельности можно использовать информацию о расходах на транспорт, оплате логистических и банковских услуг, аренды, сертификации продукции и т. д.
Чтобы обосновать выбор контрагента, следует привести следующие аргументы:
При заключении контракта с новым контрагентом нужно запросить копии:
Срок хранения документации о контрагентах законодательством не установлен. Она должна быть в наличии в любой момент, когда ее могут запросить сотрудники налоговой службы для проверки.
Рекомендуется заранее выяснить, где будет проходить проверка. Если местом ее проведения является территория налогоплательщика, потребуется подготовить помещение. Это предотвратит вероятность бесконтрольного контакта с сотрудниками, получения доступа к другим кабинетам и документам, которые не подлежат проверке, а также утечки информации.
Внимание! Просмотр помещений, проверка документов и предметов, а также опрос свидетелей должны проводиться в установленном законодательством порядке.
При наличии такой необходимости сотрудники налоговой службы могут осматривать помещения и территорию налогоплательщика. Поэтому в офисе, где планируется проведение проверки, должны храниться только документы и имущество компании, которые касаются ведения ее деятельности. Все лишнее необходимо удалить.
Рекомендуется разместить сотрудника бухгалтерии в одном помещении с налоговыми инспекторами. Данное лицо обеспечит коммуникацию ревизоров с ответственными сотрудниками и доставку необходимых документов по их запросу.
Если налогоплательщик не может предоставить помещение, проверка проводится в налоговой инспекции. Соответствующую просьбу необходимо обосновать. Следует учитывать, что местом расположения компании является адрес, где находится ее руководитель. Если в ЕГРЮЛ содержится другая информация, необходимо внести соответствующие изменения.
Рекомендуется принять меры, предотвращающие свободное общение сотрудников компании с налоговыми инспекторами. Следует назначить ответственных лиц, которые будут взаимодействовать с проверяющими. Лучше выбрать сотрудников, которые имеют соответствующий опыт и знания в сфере налогов и юриспруденции. Тем не менее, нужно учитывать, что специалисты ФНС имеют право проводить опрос свидетелей. Важно, чтобы показания сотрудников не противоречили друг другу и подтверждались документально.
Рекомендуется провести инструктаж персонала по вопросам возможных ситуаций. Нужно ознакомить сотрудников с их правами и разъяснить, когда они обязаны дать показания, а когда могут отказаться от пояснений.
Вся информация должна основываться на фактах. Отвечать рекомендуется кратко. Показания должны касаться непосредственно поставленного вопроса.
Подготовка к налоговой проверке — это системная работа с документами, контрагентами и внутренними процессами компании. Чем лучше выстроен учет, тем ниже риск претензий со стороны налоговых органов и тем проще проходит сама проверка.
Ключевое значение имеет порядок в документации, прозрачность сделок и заранее выстроенная доказательная база по контрагентам и расходам. Не менее важно понимать критерии отбора компаний для проверок и своевременно устранять потенциальные зоны риска в отчетности и операционной деятельности. Компании, которые заранее уделяют внимание внутреннему контролю, подготовке персонала и юридической чистоте операций, существенно снижают вероятность штрафов.
