Ведение кассовой книги — это базовый элемент учета наличных средств в любой компании или у индивидуального предпринимателя. Несмотря на кажущуюся простоту, этот процесс требует строгого соблюдения правил, поскольку от корректности записей зависит точность финансовой отчетности и прозрачность движения денежных потоков. Правильно организованный учет помогает избежать ошибок, упрощает контроль за денежными средствами и снижает риски при проверках со стороны контролирующих органов.
Кассовая книга — это журнал, в котором регистрируются данные по обороту наличных денег в компании или у ИП. В нее ежедневно вносятся записи о транзакциях. Ведется учет полученных и расходуемых средств. Проводки составляются на основании кассовый документации — приходных и расходных ордеров. По результатам каждого дня ответственный сотрудник составляет баланс для определения точной суммы остатка средств.
Ведение кассовой книги является обязательным для юридических лиц и ИП, если они используют наличные средства. При этом не имеет значения, какой налоговый режим применяется. Если все расчеты, связанные с коммерческой деятельностью, осуществляются в безналичной форме, ведение кассовой книги становится неактуальным.
Внимание! Подразделения юридических лиц, которые сдают наличные в главную кассу, освобождены от обязанности вести такой журнал. Это касается и ИП, которые постоянно осуществляют учет доходов и расходов в специальной книге. Но данное право не является обязанностью. Многие ИП, осуществляющие деятельность на упрощенной системе налогообложения, предпочитают вести кассовые книги в целях собственного контроля и соблюдения порядка в финансах. Особенно это актуально при наличии наемных работников и высокой сложности оборота средств.
Проводки, которые отражаются в кассовой книге, составляются на основании документации:
Внимание! Запись в кассовую книгу не может быть внесена при отсутствии обосновывающих документов. Каждая операция, произведенная с наличными средствами, должна быть документально оформлена.
Учет оборота денег осуществляется в таком порядке:
Кассовая книга может быть оформлена на бумажном или электронном носителе. Каждый способ ведения учета имеет свои особенности.
Ведение кассовой книги на бумажном носителе является классическим вариантом, который предусматривает внесение записей вручную. Страницы журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также подписаны кассиром и бухгалтером. Документ заверяется печатью компании на последнем листе. Здесь же указывается информация о количестве страниц. Обязательным является наличие подписей руководителя организации и главного бухгалтера.
Для записи используются чернила или шариковая ручка. Не допускается наличие некорректных исправлений. Документ является одним из видов важной первичной отчетности и подлежит хранению в течение срока, установленного нормативами.
Кассовая книга в электронном виде ведется с помощью специального ПО. Записи вносятся в систему и сохраняются в ней. Генерация страниц кассовой книги и подсчет итогов по результатам каждого дня осуществляются в автоматическом режиме.
Внимание! По окончании каждой смены ответственный работник обязан распечатать все сгенерированные в течение дня листы кассовой книги. Эти документы подписываются кассиром и бухгалтером.
Важное значение имеет сохранность цифрового кассового журнала. Необходимо регулярно производить резервное копирование. Если компания обеспечивает защиту от несанкционированного доступа и потери информации, а также использует технические средства, предотвращающие риски допущения ошибок, распечатка страниц является необязательной. В таких случаях документ может вестись полностью в электронном виде. Цифровая кассовая книга подписывается ЭЦП.
Работа с кассовой книгой проводится в следующем порядке:
Если кассовая книга ведется ненадлежащим образом, это может стать причиной применения контролирующими органами штрафных санкций. Самыми распространенными являются такие ошибки:
Журнал учета и первичная документация подлежат хранению в течение 5 лет. Отсчет срока начинается с года, следующего за периодом их последнего использования.
Кассовые книги должны быть представлены к проверке по требованию:
Кассовая книга открывается на определенный период. Это может быть месяц, квартал или год. Соответствующая информация указывается на титульном листе. В электронном виде кассовая книга формируется автоматически и представляет собой отчет за определенный период.
Листы журнала состоят из двух частей. Информация в них дублируется. Одна часть является отрывной. Она передается главному бухгалтеру. Для удобства оформления одновременно обеих частей можно использовать копировальную бумагу. Левая половина листа остается в книге.
Если при сверке расчетный результат и сумма наличных средств в кассе не сходятся, нужно составить акт инвентаризации. Этот документ используется вместо ордера. Данные, указанные в нем, вносятся в кассовую книгу. В результате совершения этих действий расчетный показатель приравнивается к сумме средств в кассе. Обнаруженное несоответствие оформляется документально.
Для инвентаризации формируется комиссия из трех человек. Кассир в их число не входит. Тем не менее, он присутствует на месте проводимых работ. Акт должен содержать информацию о причинах возникновения недостачи или излишка. Руководитель принимает решение по данному вопросу и вносит соответствующую запись в отчет о результатах инвентаризации.
