Какие документы должны быть у бизнеса при проверке?

Проверка может быть выездной или камеральной. Независимо от ее типа, все данные, указанные в декларации, должны быть подтверждены документально. Важными требованиями, которые необходимо соблюдать, являются прозрачность, системность, готовность незамедлительно предоставить необходимые бумаги. 

Уставные документы 

Уставные документы — это база, на которой основывается бизнес. Без них компания не может существовать юридически. Любая налоговая проверка начинается с ознакомления с этими документами. Инспектор должен удостовериться, что субъект является действительным. В уставных документах указывается информация о форме собственности, учредителях и видах деятельности. 

В ходе проверки могут быть запрошены такие бумаги: 

1. Устав. Это основной документ юридического лица. Он определяет цели бизнеса, структуру компании, порядок управления.
2. ОГРН. Данный документ подтверждает факт регистрации компании или ИП в ФНС.
3. ИНН. Это номер, который присваивается налогоплательщикам в индивидуальном порядке.
4. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Отражает актуальное состояние субъекта предпринимательской деятельности. В документе указывается информация о руководителе предприятия, адресе регистрации. Здесь же отражаются данные о проведенных реорганизациях.
5. Лицензии и разрешения на осуществление конкретных видов деятельности. 

Внимание! В ходе проверки могут быть запрошены как оригиналы, так и копии документов. Обязательным условием является актуальность указанных данных. Например, при смене руководителя или адреса регистрации необходимо в срочном порядке внести соответствующие изменения в ЕГРЮЛ. В противном случае сделка может быть признана недействительной. 

Бухгалтерские и налоговые отчеты 

Бухгалтерские и налоговые отчеты являются одним из основных источников информации для ФНС. Декларации используются в целях анализа финансового состояния компании, оценки рисков и для выявления признаков возможных нарушений. Если данные расходятся с показателями первичных документов, возможно проведение углубленной проверки. 

Сотрудники налоговой инспекции могут затребовать такие бумаги: 

1. Декларации по НДС, налогу на прибыль, патенту, УСН, ЕНВД.
2. Бухгалтерские отчеты по форме №1 (баланс) и № 2 (отчет о финансовых результатах). Из этих документов можно получить информацию о чистой прибыли, выручке, структуре активов, размере финансовых обязательств и т. д.
3. Главная книга. В ней можно посмотреть сведения об операциях, проведенных в течение года.
4. Журнал операций и оборотно-сальдовые ведомости. С их сверяются движения средств по каждому счету, начиная от дебиторской задолженности и заканчивая базой налогообложения. 

Проверяющий обращает внимание на такие нюансы:

• соответствие данных, отраженных в отчетах, показателям первичных документов;
• логика финансовых результатов (стабильное получение убытков при росте выручки является признаком искажения данных);
• факторы, указывающие на снижение уровня прибыли;
• признаки уклонения от уплаты налогов.

Первичная документация 

На основе первичной документации осуществляется бухгалтерский учет и формируется налоговая отчетность. Эти бумаги подтверждают факты проведения хозяйственных операций, поступления товаров, выполнения работ, оказания услуг, движения денежных средств. При возникновении спорных ситуаций сотрудники налоговой службы обосновывают свои выводы именно данными первичной документации. 

К таким бумагам относятся: 

• счета-фактуры, которые используются при расчете НДС и для подтверждения налоговых вычетов;
• акты о выполненных работах и предоставленных услугах, которые являются подтверждением исполнения сделок;
• накладные, которые содержат информацию о движении товаров, поставках, отгрузках и приемках;
• приходно-расходные ордера и кассовые чеки, подтверждающие оплату. 

Внимание! К самым распространенным ошибкам, допускаемым при составлении первичной документации, относятся несоответствия между датами и суммами, указанными в разных источниках, отсутствие подписи, неточные формулировки в актах. 

Ведение электронного архива поможет быстро подготовиться к проверке. Особенно это актуально при большом объеме данных. 

Кадровые документы 

Сотрудники ФНС часто проверяют правильность начисления зарплаты и страховых взносов, а также соответствие фактического количества сотрудников заявленному. 

Требуется предоставить такие документы: 

• трудовые договоры;
• штатное расписание;
• приказы о принятии на работу, увольнении, командировках, отпусках;
• табель учета рабочего времени;
• расчетные ведомости и платежные документы. 

При выявлении официально нетрудоустроенных работников возможно начисление штрафов и пени, а также передача сведений в прокуратуру и трудовую инспекцию. 

Документы о расходах 

Все расходы, способствующие снижению размера прибыли, должны быть документально подтверждены. В противном случае, сотрудники ФНС исключат их из учета и произведут доначисления налоговых обязательств, штрафов и пени. 

Могут потребоваться такие документы: 

• контракты, заключенные с подрядчиками, поставщиками, арендодателями;
• накладные и акты;
• выписки с банковских счетов;
• другие платежные документы. 

Внимание! В зоне риска находятся неочевидные расходы. К ним относятся затраты на рекламу, повышение квалификации сотрудников, покупку ПО, а также представительские издержки. При отсутствии доказательных и пояснительных материалов неочевидные расходы часто исключаются из учета. 

Документы о расчетах налогов и сборов 

Сотрудники ФНС внимательно изучают данные о расчете налоговых обязательств, а также об их погашении. При обнаружении расхождений могут быть произведены доначисления. 

В ходе проверки могут потребоваться такие документы: 

• расчеты авансовых платежей по налогам;
• платежные поручения;
• регистры налогового учета. 

При оформлении платежных поручений следует точно указывать КБК и назначение финансовой операции для исключения вероятности допущения ошибок на этапе идентификации платежа. 

Деловая переписка и документы о контрагентах

Сделки с подозрительными контрагентами могут быть признаны недействительными. В таком случае расходы будут исключены из учета, а НДС к вычету аннулируется.

Проверяющему нужно предоставить: 

• договоры, заключенные с контрагентами, в которых четко указаны условия и сроки;
• деловая переписка;
• копии разрешительных и регистрационных документов контрагентов;
• материалы, подтверждающие факты исполнения обязательств. 

Рекомендуется оформить индивидуальное досье на каждого контрагента. 

Рекомендации специалистов 

Для учета и управления документацией рекомендуется применять системный подход. Специалисты советуют: 

1. Проверять документацию самостоятельно с периодичностью один раз в полгода. Это поможет заранее выявить допущенные ошибки и существующие проблемы.
2. Хранить документы в течение 4 – 5 лет. Именно такой срок давности имеет большинство налогов.
3. Использовать облачные сервисы. Это делает процесс хранения информации более простым и удобным. Предоставляется возможность сортировать данные по типам документов, годам и контрагентам.
4. Обучение сотрудников. Работники бухгалтерии, юридического и финансового отделов должны знать, какие документы и как нужно подготовить для предоставления на проверку по запросу ФНС. 

Специалисты рекомендуют не поддаваться панике. Если все документы оформлены надлежащим образом, последствия проверки не должны оказаться негативными. Готовиться к данному мероприятию следует заранее. Регулярный внутренний аудит, систематизация документации, качественный учет являются гарантией надежной защиты бизнеса.