Управление бизнесом невозможно без качественного анализа затрат. Одних данных об общей сумме расходов за месяц недостаточно, важно понимать их структуру и поведение. Одни издержки остаются стабильными независимо от объема продаж, другие напрямую зависят от уровня спроса и меняются вместе с ним. Именно поэтому расходы принято делить на постоянные и переменные. Отчет о прибылях и убытках позволяет увидеть эту структуру в динамике, сравнить показатели разных периодов и принимать управленческие решения на основе фактов, а не предположений.
Постоянные расходы в краткосрочном периоде зависят от объемов производства и продаж. Они сохраняются на прежнем уровне даже в периоды снижения активности или временного прекращения деятельности.
Статьи постоянных расходов для большинства компаний:
Внимание! Помимо перечисленных, к постоянным относятся другие издержки, которые не зависят от объемов производства и продаж. Они имеют критическое значение для бизнеса, так как влияют на объемы прибыли в периоды снижения активности или временного приостановления деятельности.
Отнесение некоторых издержек к постоянным или переменным является спорным. Примером таких расходов является амортизация. Если она начисляется линейно, и оборудование эксплуатируется в стандартном режиме, такие отчисления принято считать постоянными. Они рассчитываются с регулярной периодичностью и не зависят от объемов производства и продаж. Но при использовании метода, привязанного к фактической выработке, амортизация становится переменной.
С данной точки зрения рекомендуется рассмотреть и оплату коммунальных услуг. Если вносятся абонентские платежи за отопление или освещение офиса, данные издержки могут считаться постоянными. Если расход электричества зависит от работы производственной линии, печей, охлаждающего оборудования, расходы становятсяпеременными. Многие компании делят коммунальные платежи на две части. Это повышает уровень точности учета.
Внимание! При разделении расходов на постоянные и переменные нужно учитывать, изменится ли их размер при снижении показателей производства. При положительном ответе издержки относятся ко второй категории. Если расходы не изменятся, они могут считаться постоянными.
Размер переменных издержек меняется по мере изменения объемов производства, продаж, спроса. Он увеличивается на фоне роста деловой активности.
К переменным расходам относятся:
Все перечисленные расходы зависят от стоимости ресурса, количества проведенных операций, связанных с производством каждой единицы товара.
Логистика заслуживает особого внимания. Если компания оплачивает услуги ежемесячно в фиксированном размере, такие расходы могут считаться постоянными. Если стоимость транспортировки товаров зависит от километража, веса продукции, объема заказа, то транспортные издержки являются переменными.
В сфере оптовой торговли логистика может считаться смешанной статьей. За содержание автопарка вносится фиксированная оплата. Расходы на покупку топлива, а также издержки, зависимые от перегрузки и маршрутов, являются переменными.
Внимание! Переменные издержки зависят от деловой нагрузки. Чем больше объемы производства и продаж, тем выше уровень таких расходов.
Различия между постоянными и переменными издержками заключаются в том, что первые сохраняют свою величину даже при изменении объема продаж и временном приостановлении производства. Вторые, в свою очередь, зависят от деловой активности. Они растут по мере увеличения объемов производства, продаж, времени, необходимого для производства каждой единицы продукции, уровня спроса.
Нужно учитывать, что один и тот же вид расходов в краткосрочном периоде может проявлять себя по-разному. Например, фиксированная часть зарплаты менеджеров является постоянной. Процент, выплачиваемый от оборота, относится к категории переменных издержек. Некоторые статьи расходов считаются смешанными. Они подлежат разделению на две части, иначе результат анализа будет искаженным.
Внимание! Если расходы причислены к той или иной категории ошибочно, по результатам анализа может быть выявлено, что торговля определенным видом товара приносит прибыль. На практике маржа может не покрывать даже прямых производственных расходов.
При разделении издержек на категории необходимо учитывать горизонт оценки. Постоянные расходы в краткосрочном периоде действительно способны сохранять стабильность. При этом на более длительном горизонте они могут меняться. Размер арендной платы может быть пересмотрен, штат сотрудников расширен, оборудование обновлено, а к действующим площадям могут быть присоединены новые. В связи с этим издержки рекомендуется оценивать с учетом конкретного периода планирования.
На начальном этапе существования бизнеса расходы во многих случаях превышают доходы. Возникает необходимость в оплате аренды, покупке сырья, выплате заработной платы при отсутствии сформированного потока клиентов. По мере роста объемов продаж размер доходов приближается к сумме расходов. Когда два этих показателя уравниваются, возникает точка безубыточности. В этот период бизнес не получает прибыли, но и не несет убытков. Все затраты покрываются доходами.
Точка безубыточности отражает минимальный объем продаж, при котором начинается этап окупаемости бизнеса. Она рассчитывается в денежных единицах или в штуках. В первом случае определяется, какую нужно получить выручку, а во втором — сколько единиц продукции нужно реализовать. Для расчета точки безубыточности расходы делятся на постоянные и переменные.
На следующем этапе развития бизнеса продажи начинают приносить чистую прибыль. Следовательно, точка безубыточности помогает руководителю определить плановые показатели производства и реализации продукции, а также целевое количество клиентов, при которых деятельность будет приносить положительные результаты. Таким образом оценивается реалистичность бизнес-модели.
Кроме точки безубыточности, необходимо учитывать маржинальность. С помощью данного показателя можно определить, какая часть выручки останется после финансирования переменных расходов для покрытия постоянных затрат и формирования чистой прибыли.
Расчеты производятся по таким формулам:
маржинальность = (выручка – переменные расходы) / выручка × 100%;
точка безубыточности по выручке = постоянные расходы / маржинальность.
Эти показатели используются не только на этапе запуска бизнеса. Они учитываются при планировании продаж, пересмотре цен на продукцию, расширении ассортимента и запуске маркетинговых проектов. Рассчитав точку безубыточности, руководитель может оценить устойчивость бизнеса и определить, сколько товаров нужно реализовать, чтобы перейти к стадии роста.
Чтобы разделить расходы на постоянные и переменные, нужно относительно каждой статьи ответить на вопросы:
Затем потребуется рассчитать доли постоянных и переменных издержек по формулам:
доля постоянных затрат = сумма постоянных затрат / общая сумма затрат × 100%;
доля переменных затрат = сумма переменных затрат / общая сумма затрат × 100%.
При наличии смешанных статей рекомендуется предварительно разделить расходы на постоянные и переменные.
Если компания занимается выпуском продукции, целесообразно произвести расчеты по такой формуле:
переменные затраты на единицу = общие переменные затраты / количество единиц продукции.
Данные показатели имеют важное значение на этапах планирования цен, скидок, загрузки цеха и определения минимально допустимого объема продаж.
Если возникают сомнения относительно структуры статей расходов, анализируются данные по месяцам с минимальным и максимальным уровнями производства. Расходы в этих периодах сравниваются между собой для выявления издержек, изменившихся под влиянием нагрузки. Данный метод называется «высокий-низкий пункт». Он не является идеальным, но считается подходящим для малого бизнеса.
Самыми распространенными являются следующие ошибки:
Ошибки приводят к неблагоприятным последствиям. На основании искаженных результатов анализа руководитель может принять решение о безопасном снижении цены на товары при большой части переменной себестоимости. Возможны и другие последствия. Например, руководитель может отказаться от перспективной деятельности по причине того, что производство не окупается. Но проблема может заключаться не в самом продукте. Она может быть связана с неверным распределением затрат.
Имея один рабочий проект и несколько операционных процессов в месяц, руководитель может проводить анализ с помощью таблиц. Но при значительном расширении бизнеса эффективность такой работы снижается. Повышаются риски допущения ошибок. Руководитель видит общую картину, не понимая, что поглощает прибыль. Решить проблему, повысить точность анализа и снизить риски допущения ошибок можно с помощью автоматизированных систем. Программное обеспечение поможет правильно разделять постоянные и переменные расходы, контролировать уровень маржинальности и своевременно выявлять кассовые разрывы.
